Podróż służbowa – jak się do niej przygotować?

Podróż służbowa - jak się do niej przygotować? 1
Wybierając się w podróż służbową pracownik musi jak najlepiej reprezentować firmę. Ciąży na nim ogromny stres związany z nową sytuacją w obcym miejscu. By uniknąć dodatkowych sytuacji stresowych najlepiej sobie wszystko zaplanować.

W poniższym artykule znajdziesz porady jak najlepiej przygotować się do swojej podróży służbowej. 

Oczywiście najważniejsze jest to, żeby znać dokładną datę podróży, czas trwania delegacji oraz miejsce docelowe. Nie zapomnij zapytać o cel biznesowy wyjazdu oraz budżet. 

Jak już uzyskasz konkretne informacje to czas na pakowanie.

Najlepiej przygotować listę rzeczy z podziałem na prywatne oraz służbowe przed podróżą. 

Lista rzeczy prywatnych:

  • ubrania codziennie,
  • produkty kosmetyczne/ higieniczne,
  • urządzenia elektryczne,
  • numer do ubezpieczyciela,
  • paszport/ dowód; karty, wymienione na odpowiednią walutę pieniądze oraz bilety,
  • mapy offline na telefonie.

Lista rzeczy biznesowych:

  • strój biznesowy,
  • laptop i telefon służbowy (nie zapomnij o ładowarkach!),
  • dokumenty niezbędne w pracy – ważne papiery, umowy, prezentacje,
  • kalendarz z ważnymi adresami oraz kontaktami.

Podczas podróży służbowej najlepiej posiadać dwa formalne stroje – najlepiej w podobnym do siebie stylu. Nigdy nie wiemy czy strój nie ulegnie zniszczeniu podczas noszenia. Dobrze, gdy kobiety mają kilka par rajstop na zmianę (jedna zawsze w torebce podczas spotkań). 

Jeżeli wybierasz się w niedaleką podróż lub na kilka dni to pewne zdecydujesz się bagaż podręczny. Wygodnym rozwiązaniem będzie mała walizka na kółkach. Jednak ubrania spakowane do niej mogą mocno się pognieść. Ważne, żeby przed wyjazdem upewnić się czy w hotelu jest dostępne żelazko. Jeżeli nie to dobrze posiadać niewielkich rozmiarów własne żelazko podróżne. Również ważnym elementem są wygodne buty, zwłaszcza jeżeli czeka nas dłuższa trasa. Dobrze poruszać się w sprawdzonym obuwiu i zmienić je na eleganckie po dotarciu do miejsca docelowego.

Kiedy zacząć się pakować?

Najlepiej jak najszybciej – listę wszelkich potrzebnych rzeczy możesz stworzyć na około tydzień przed wyjazdem. Rzeczy typu ubrania i kosmetyki – spakuj na dwa dni przed wyjazdem, ponieważ masz szansę jeszcze coś dokupić, o czym zapomniałeś. 

Najważniejsze dokumenty, paszport oraz bilety spakuj w bagaż podręczny – w dniu wyjazdu. Upewnij się kilka razy, że zabrałeś najpotrzebniejsze dokumenty. 

Jeżeli podróżujesz do kraju do którego wymagana jest wiza – nie zapomnij złożyć wniosku odpowiednio wcześniej. Sprawdź także, czy nie pojawiły się nowe obostrzenia w kraju do którego jedziesz, w związku z pandemią COVID-19. Sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie. Jeżeli korzystasz z agenta organizującego podróże służbowe na pewno poda Ci najświeższe informacje ze sprawdzonych źródeł. 

A co z kosztami?

Pamiętaj, żeby trzymać wszelkie faktury/ paragony w jednym miejscu. Po przyjeździe przekaż je pracodawcy w celu zwrotu wszelkich poniesionych przez Ciebie kosztów. Mogą to być np.: bilety za przejazdy komunikacją miejską, rachunki, paragony, faktury za nocleg, wypożyczenie auta na miejscu. Jeżeli korzystasz z oprogramowania do podróży służbowych to może on nadzorować Twoje wydatki i budżet. Jedno zmartwienie na Twojej głowie mniej.

Wydrukuj dokumenty. 

Jak sama nazwa wskazuje, podróż zawodowa związana jest z pracą. Dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie. Przed podróżą przygotuj osobną listę zawierającą informacje o miejscach oraz godzinach zaplanowanych spotkań. Wszystkie niezbędne dokumenty umieść w teczce, najlepiej w bagażu podręcznym. Dobrze mieć kopię zapasową oraz wersje elektroniczne na pendrive i mailu. Laptop to w dzisiejszych czasach niezbędne narzędzie pracy, ale warto mieć także zwykły notatnik, gdzie możesz zapisywać ważne rzeczy podczas spotkania. 

Pamiętaj także, że podróż służbowa to doskonała okazja do odkrywania uroków nowego miejsca. Połącz przyjemne z pożytecznym i podczas wolnego wieczoru – zwiedzaj i poznawaj dane miejsce.

Życzymy samych udanych podróży.

Pozdrawiamy, 

Zespół Hotailors