Jak zwiększyć bezpieczeństwo pracowników?

Sytuacja epidemiologiczna COVID-19 zamroziła podróże służbowe i dużą część światowej gospodarki. Obecnie żyjemy w niepewnych czasach, które narzucają nam spore ograniczenia. Pojawiły się pierwsze szczepionki, a wiele krajów otwiera ponownie granice. Oznacza to, że podróże służbowe zostają powoli wznawiane.

Pomimo rozkwitu spotkań zdalnych, nie wszystkie sprawy można załatwić na odległość. Pracownicy nadal przemieszczają się między siedzibami firm, odwiedzają klientów czy inwestorów. Wiemy jak ważne jest bezpieczeństwo podróżujących, dlatego przygotowaliśmy dla Was cykl artykułów, w których znajdziecie rady, jak zwiększyć bezpieczeństwo pracowników podczas podróży służbowych w “nowej rzeczywistości”.

Specjalnie dla Was przygotowaliśmy cykl artykułów z poradami dotyczącymi zwiększenia bezpieczeństwa pracowników. Zapoznaj się z nimi aby podróżowanie było jak najbardziej bezpieczne oraz bezstresowe.

 

Co zatem zrobić? Bądź na bieżąco

Przede wszystkim. Z punktu widzenia podróżującego – najważniejszy jest dostęp do najświeższych informacji dotyczących sytuacji związanej z COVID-19. Ważne są informacje zarówno o miejscu docelowym, jak i o miejscu wylotu. Czasami zasady zmieniają się wręcz z godziny na godzinę.

Unia Europejska ma w planach wprowadzić odgórne regulacje dotyczące podróży i przemieszczania się ludzi w państwach członkowskich. Jednakże do tej pory nie powstały żadne wiążące ustalenia. Z racji tego tak ważne właśnie jest, by na bieżąco monitorować zasady, nie tylko w kraju docelowym, ale także w kraju wylotu. Sytuacje panujące w danych krajach mocno się różnią.

 

Najważniejsze, żeby korzystać ze sprawdzonych źródeł i informacji. Wybieraj strony rządowe oraz podobne, które są godne zaufania. Zawsze takie, ze sprawdzonymi informacjami.

W Hotailos zapewniamy naszym klientom dostęp do najświeższych informacji, żeby zminimalizować ryzyko nieprzyjemnych niespodzianek podczas podróży. Umocniliśmy tzw. „duty of care” w naszej technologii. Nasze rozwiązanie jest zbudowane przy założeniu safety by design – wbudowanego bezpieczeństwa podróżujących. Dodaliśmy statystyki zachorowań na COVID-19 do naszego systemu. Już na etapie planowania podróży zostaniesz poinformowany o obecnej liczbie zachorowań w regionie do którego się wybierasz.

Obecnie w niektórych krajach wymagane są różnego typu formalności związane z zaostrzeniem środków bezpieczeństwa. Przed wyjazdem koniecznie sam sprawdź (lub poproś o to swojego agenta):

  • Czy w kraju do którego podróżuje Twój pracownik, są potrzebne dodatkowe formularze lub oświadczenie o stanie zdrowia (PLF – Passenger Locator Form)? Czy ma to być wersja online czy jednak papierowa?
  • Czy przed podróżą należy wykonać dodatkowe działania np. zarejestrować się na stronie online śledzącej ruch pasażerów w danym kraju i uzyskanie kodu QR?
  • Ile czasu trwa wygenerowanie takich formalności?
  • Czy obecnie przekraczając granicę w danym kraju, nie jest potrzebny aktualny, negatywny test na COVID-19? Jeżeli tak, to ile dni przed podróżą należy go zrobić, aby był uznawany.

 

Kolejnym bardzo ważnym aspektem w zwiększaniu bezpieczeństwa pracowników podczas podróży służbowych jest: Lokalizacja pracowników w czasie rzeczywistym

Aktualna sytuacja na świecie jest bardzo skomplikowana. Szczególnie w przypadku ważnych podróży służbowych. Często firmy, szczególnie te duże, nie mają pojęcia gdzie znajduje się ich pracownik. Są oni często pozostawieni bez jakiegokolwiek wsparcia.

Teraz nie można na to pozwolić.

W Hotailors system został wzbogacony o funkcję “Tavel Tracker”, czyli lokalizowanie pracowników w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie to zapewnia dostęp m.in. do numeru telefonu, e-maila czy lokalizacji pracownika. Cały czas ulepszamy możliwości ustawień polityki podróży. Możesz ustawić maksymalną odległość hotelu do miejsca docelowego. Dzięki temu możesz zminimalizować ryzyko nadmiernego przemieszczania się pracowników w obecnej sytuacji epidemiologicznej.

 

Zagwarantowanie opieki w przypadku sytuacji kryzysowych

Większość osób udających się w podróż martwi się co się z nimi stanie jak ich lot zostanie odwołany. Szczególnie, jeżeli jest to ich pierwszy lot na trasie i w przypadku opóźnienia mogą nie zdążyć na kolejny.

Jeżeli wszystkie loty odbywają się tą samą linią lotniczą i znajdują się na jednej rezerwacji sytuacja jest prostsza. W takim przypadku konkretna linia lotnicza zajmuje się rozwiązaniem problemu – zapewnieniem hotelu i przebukowaniem lotu na nowy, najbliższy możliwy termin. Natomiast sytuacja komplikuje się, gdy podróżujemy do celu różnymi liniami lotniczymi.

 

Co zrobić w takim przypadku?

Jeden z naszych dostawców, KIWI, zapewnia tzw. gwarancję dotarcia do celu. Jest to ubezpieczenie na wypadek różnych okoliczności.

 

Jak to działa?

Kalkuluje on czas niezbędny na przesiadkę na danym lotnisku i daje odpowiedź, czy przesiadka ma szansę na powodzenie czy nie. W przypadku, gdyby przesiadka się nie powiodła – daje gwarancję zaopiekowania się podróżnym, na podobnej zasadzie jak linie lotnicze – zapewnia nocleg lub/i alternatywny transport.

 

W obecnie panującej epidemii COVID-19 najważniejszym aspektem jest ograniczenie ryzyka zarażenia pracowników. Skupisko ludzi, czy długie kolejki mogą być takim źródłem. Aby zwiększyć bezpieczeństwo swoich pracowników podczas licznych podróży służbowych, ważne jest także aby ograniczyć kontakt z innymi podróżującymi. Dlatego też: Rekomenduj odprawę online i bagaż podręczny.

Zawsze gorąco polecamy naszym klientom, by w miarę możliwości wybierali opcję odprawy online, jak i by podróżowali oni wyłącznie z bagażem podręcznym. Pewnie, że ta druga propozycja często może być nierealna, szczególnie, gdy mowa o dłuższych wyjazdach. Jeśli zależy Ci jednak na sprawnym i szybkim procesie przejścia rutynowych kroków na lotnisku, warto wziąć ją pod uwagę.

Odprawa online i podróż z bagażem podręcznym ma wiele korzyści. Między innymi, pozwala na ominięcie zmory niejednego podróżnego – niekończących się kolejek. Nie była to rzecz przyjemna jeszcze w czasach przed wybuchem pandemii. Dodatkowo teraz, kiedy istotnie ważne i zalecane jest zachowanie odpowiedniej odległości i ukrócenie bezpośredniego kontaktu z innymi do minimum, nie wątpimy, że omijanie kolejek znacznie redukuje poziom stresu podróżnego. W końcu po co się denerwować i niepotrzebnie narażać swoje zdrowie, kiedy może być to niedogodnością z przeszłości.

Poza tym jesteśmy świadomi, że czas to cenna rzecz. Podróżując w sprawach biznesowych, rzadko ma się go aż nadto, a spędzanie go na odprawie nie jest dla podróżnego w żaden sposób korzystne. Warto więc skupić się na zaletach odprawy online i podróży z bagażem podręcznym i szczerze rozważyć tą propozycję, jakoże może mieć ona bardzo pozytywny wpływ na przebieg podróży, jak i samopoczucie podróżnego.

 

Pamiętaj o ubezpieczeniu. Wybór ubezpieczenia podczas podróży służbowej jest bardzo ważnym aspektem. Szczególnie w obecnym czasie, kiedy powinno ono zawierać wypłatę świadczeń i pokrycie kosztów w przypadku zarażenia koronawirusem.

Warto to zrobić aby zabezpieczyć swojego pracownika, jak i całą firmę. Znalezienie polisy, która spełnia wszystkie nasze oczekiwania nie jest łatwym zadaniem. Większość ubezpieczycieli wyeliminowało przypadki zakażenia wirusem z zakresu ubezpieczenia przy podróży do kraju ogarniętego epidemią. Należy bardzo dokładnie przestudiować OWU (Ogólne Warunki Ubezpieczenia), aby Twoja firma nie została obciążona kosztami leczenia pracownika, w razie zakażenia.

Niektóre firmy zajmujące się ubezpieczeniami wprowadziły specjalne ubezpieczenia na wypadek zachorowania. Jednakże nawet w przypadku dedykowanych ubezpieczeń należy zobaczyć czy nie ma jakiś wyjątków.

W przypadku gdy posiadasz agenta zajmującego się organizacją Twoich podróży służbowych dobrze by było, aby to on zajął się znalezieniem najbardziej satysfakcjonującego Ciebie ubezpieczenia.

 

Szukaj ofert z pełnym zwrotem kosztów.

Najlepsze oferty to te z możliwością odwołania lub wprowadzania zmian. Szczególnie w czasach pandemii zalecamy aby uważnie dokonywać wyboru przed zakupem biletu lub rezerwacją noclegu. Ważne, żeby możliwa była zmiana daty bądź zrezygnowanie z wyjazdu. Zarówno firmy transportowe, jak i hotele oferują nieco droższe opcje, które pozwalają zachować elastyczność dokonując rezerwacji, zakupu.

 

Nigdy nie wiadomo co się wydarzy, szczególnie teraz.

Linie lotnicze także przychodzą pasażerom z pomocą, ponieważ oferują taryfy z różnymi warunkami. Niektóre z nich pozwalają na całkowitą anulację rezerwacji bezkosztowo. Inne umożliwiają zmianę terminu. Jest to szczególnie ważny aspekt dla osób, które i tak muszą odbyć swoją podróż służbową.

Ze względu na obecnie panującą sytuację na świecie, linie lotnicze chętnie zmieniają daty lotów, które się nie odbędą. Często sytuacja taka ma miejsce z powodu pojawiających się nowych rządowych obostrzeń. Nagle, nie odbywają się już zaplanowane loty do danego kraju. Mimo wszystko dobrym pomysłem jest zainwestowanie w elastyczną taryfę. Oszczędza to czas negocjacji z liniami lotniczymi, które mogą ciągnąć się przez długi czas. Jeżeli posiadasz agenta podróży to on zajmie się kontaktem z linią lotniczą w przypadku jakichkolwiek zmian.

Pamiętaj jednak, że tego typu oferty nie działa wszędzie. Dobrze zapoznaj się z regulaminami danych taryf przed wyborem odpowiedniej dla siebie. Każda linia lotnicza może mieć własne warunki operowania na różnych trasach albo w różnych krajach. Mogą one też ulegać zmianie. Warto śledzić te informacje na bieżąco na stronach internetowych danego przewoźnika.

 

Jak to wygląda w przypadku hoteli?

Sprawa klaruje się podobnie. Niektóre hotele oferują możliwość bezkosztowej anulacji rezerwacji. Inne umożliwiają zmianę daty na inną. Zdarza się także, że część z obiektów, które są częścią większych sieci, mają opracowane specjalne procedury na wypadek problemów z dotarciem do ich hotelu.

 

Zapewniając możliwość elastycznej zmiany daty wyjazdu pomagasz swoim pracownikom. Eliminujesz też możliwy stres dotyczący podróży w czasach pandemii.

 

Szukaj hoteli blisko miejsca docelowego. W celu zmniejszenia ryzyka zakażenia pracownika, staraj się wybierać taki obiekt, który jest najbliżej miejsca docelowego podróży np. konferencji, szkolenia. Najlepiej w takiej odległości, by mógł ten dystans pokonać pieszo. Dzięki temu uniknie ryzykownych sytuacji poruszając się transportem miejskim.

Przed pandemią spora większość pracowników wybierała hotele w centrum. Dzięki czemu mieli możliwość także zwiedzania wielu lokalnych atrakcji. Tzw. Bleisure, czyli połączenie przyjemnego z pożytecznym. Aktualnie jest to utrudnione, ponieważ wiele obiektów w różnych krajach jest zamkniętych i nie ma możliwości ich zwiedzania.

 

Potencjalne zachorowanie na COVID-19 jednego z pracowników może skutkować zarażeniem innych członków zespołu i innymi przykrymi konsekwencjami dla całej firmy.

W Hotailors pomagamy Ci mieć większą kontrolę nad wyborami pracownika. Umożliwiamy np. stworzenie listy hoteli, które są dostępne do wyboru przez pracownika. Można też ustawić maksymalną odległość hotelu od miejsca docelowego, jako opcje wymaganą w polityce podróży.

 

Preferuj duże sieci ze względu na standard sanitarny. Korzystaj z dużych sieci hotelowych, ponieważ posiadają odpowiednie zaplecze, by przystosować się do nowych obostrzeń i procedur.

Rekomendujemy pobyt w dużych sieciach hotelowych, ponieważ mają jasno określone procedury. Wytyczne i ściśle narzucane obostrzenia mogą być trudne do spełnienia przez małe obiekty.

Dobrym przykładem są hotele sieciowe w Stanach Zjednoczonych, które wdrożyły procedury zaproponowane przez American Hotel & Lodging Association o nazwie Stay Safe. Zawiera ono np. checklisty do użytku przez personel sprzątający. Wśród rekomendacji w tym procesie jest również bezkontaktowy check-in, wytyczne jak często czyścić panele z przyciskami.

 

W Polsce również istnieją różne wytyczne, które zostały wydane przez Ministerstwo Rozwoju, przy współpracy z Głównym Inspektorem Sanitarnym. Skierowane są one do zarządzających hotelami i innymi obiektami noclegowymi.

Obecnie hotele na całym świecie poprzez swoje działania marketingowe promują przede wszystkim zasady bezpieczeństwa. Za pomocą materiałów reklamowych na swoich stronach internetowych, podkreślają jak ważne jest dbanie o zdrowie. Nie jesteśmy jednak w stanie określić na ile te działania są skuteczne. Dlatego rekomendujemy wybieranie sieci hotelowych, które zbudowały swoją potęgę w oparciu o procedury.

 

Izolacja pracowników po powrocie.

Można sobie wyobrazić, jak poważne konsekwencje wyniknąć mogą z bezpośredniego kontaktu osób, które dopiero co wróciły z podróży. Szczególnie, gdy jedna z nich lub obie obracały się w gronie ludzi z różnych stron świata. W dzisiejszych czasach, jest to scena niczym z horroru, przyprawiająca o ciarki na plecach.

W trosce o bezpieczeństwo pracowników, zaleca się więc by ci, którzy dopiero co powrócili z delegacji biznesowej bądź urlopu zostali odseparowani na przynajmniej pięć dni od reszty zespołu. Pamiętajmy, że mimo, iż objawy COVID-19 mogą pojawić się czasem nawet do trzech tygodni po zakażeniu, często symptomy dają o sobie znać już w przeciągu pierwszych dni choroby.

 

Idealnym rozwiązaniem jest tutaj praca zdalna. Opcja ta jest nie tylko wygodna, ale i wręcz ekonomiczna. W końcu bycie zapobiegawczym w przedstawiony powyżej sposób może uchronić przed ewentualnym rozprzestrzenieniem się wirusa i ostatecznych zarażeniem się całego zespołu – czyli niemalże apokaliptycznym scenariuszem dla firmy.

 

Dywersyfikuj środki transportu. W przypadku, gdy w to samo miejsce wysyłasz grupę pracowników, dobrym pomysłem jest wysłać ich różnymi środkami transportu.

W obecnych czasach środki masowego transportu mogą być przyczyną zakażenia – duża liczba osób przebywająca równocześnie w jednym pomieszczeniu przez dłuższy czas. Z tego powodu zalecamy, jeżeli jest tylko taka możliwość, znaleźć dla pracowników różne środki transportu. W razie ewentualnego zarażenia, nie stracisz całego zespołu. Wiele firm decyduje się na podział pracowników na różne zmiany, aby ograniczyć ich kontakt ze sobą. Ważne jest by firma nie zaprzestała działalności z powodu zachorowania dużej ilości osób jednocześnie. Nie wiadomo przecież czy będą one na siłach aby zdalnie wykonywać swoją pracę.

 

Nawet w przypadku braku pandemii dobrze jest wysyłać pracowników różnymi środkami transportu aby ograniczyć ryzyko nieszczęśliwych wypadków. Oczywiście jest to czarny scenariusz, jednakże dobrze być zapobiegawczym. Są to sytuacje niezwykle rzadkie, ale dobrze mieć opracowane procedury, które zapewnią ciągłość działalności firmy, bez względu na okoliczności.

 

Noś, zmieniaj, dezynfekuj, nie dotykaj. Przestrzeganie obostrzeń i zaleceń sanitarnych to obecnie obowiązek każdego z nas. Nie ma na to rady, niezwykle istotne jest, byśmy sumiennie wykazywali się odpowiedzialnością. Dlatego też polecamy, by regularnie zwracać swoim pracownikom uwagę odnośnie poniższych podpunktów:

 

NOSZENIE MASECZKI

Miejmy na uwadze, że w momencie, gdy obracamy się w gronie obcych nam osób, noszenie maseczki może uchronić nas przed niebezpieczeństwem zakażenia się wirusem lub uchronić innych przed zakażeniem się od nas, jeśli to wbrew naszej wiedzy sami jesteśmy nosicielami COVID-19. Powinniśmy o tym pamiętać nie tylko w momencie, gdy wymagają tego przepisy lub kiedy to nie ma możliwości zachowania bezpiecznego dystansu, lecz zawsze, gdy wychodzimy z domu.

 

REGULARNA ZMIANA MASECZKI

Noszenie maseczki to jedno, a regularna jej zmiana drugie. Niestety, noszenie jednej, tej samej maseczki non-stop nie wystarczy. By mieć pewność, że zabezpieczamy się przed niebezpieczeństwem zakażenia się, lekarze nakazują regularną zmianę maseczki. Zmiana maseczki medycznej powinna następować po czterech do sześciu godzin użytkowania. Niemedycznej, w momencie, gdy zwilgotnieje.

 

CZĘSTA DEZYNFEKCJA RĄK

Nakłaniamy również do częstej dezynfekcji rąk. Jasne, nie zawsze mamy dostęp do wody i mydła. Warto więc wyposażyć się w specjalne płyny do dezynfekcji, które zawsze będziemy mieli pod ręką. Obecnie można je kupić praktycznie w każdym sklepie. Radzimy jednak, by zwracać uwagę na pojemność buteleczki, gdy podróżujemy z bagażem podręcznym. Dopuszczalna pojemność to 100ml.

 

UNIKANIE DOTYKANIA NIEZABEZPIECZONĄ DŁONIĄ POWIERZCHNI, KTÓRE SĄ CZĘSTO DOTYKANE PRZEZ INNE OSOBY

Warto zabezpieczać się także w ten sposób: dotykając jak najmniejszej ilości przedmiotów oraz powierzchni, ponieważ to również może przyczynić się do naszego ewentualnego zakażenia się wirusem. Oczywiście, nie jest to rzecz łatwa, szczególnie, gdy znajdujemy się w takich miejscach jak lotnisko czy biuro. Starajmy się mieć to jednak w pamięci. Ostatecznie, istotne jest by nie dotykać dłońmi twarzy i zewnętrznej strony maseczki.

 

Dla bezpieczeństwa własnego, jak i innych pracowników, starajmy się przestrzegać wyżej wymienionych zaleceń. Może to uchronić wielu z nas przed niepotrzebnym nieszczęściem.

 

Więcej sposobów na zwiększenie bezpieczeństwa pracowników podczas podróży służbowych dostępnych w naszym darmowym ebooku, do pobrania tutaj.

 

Pozdrawiamy,
Zespół Hotailors